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lunes, 29 de marzo de 2010

Limitaciones en el trabajo de auditoria




1.- ¿Cuales son las limitaciones que afectan o pueden afectar (positiva o negativas) la capacidad del auditor para detectar errores sustanciales en los rubros o partidas de unos estados financieros?

Las circunstancias que pueden dar lugar a una opinión con salvedades, en caso de que sean significativas en relación con las cuentas anuales son las siguientes:

a) Limitación al alcance del trabajo realizado. Existe una limitación al alcance cuando el auditor no puede aplicar los procedimientos de auditoría requeridos por las Normas Técnicas de Auditoria o aquellos otros procedimientos adicionales que el auditor considera necesario a fin de satisfacerse de que las cuentas anuales presentan la imagen fiel de la entidad auditada.

Las limitaciones al alcance de la auditoría pueden provenir de la propia entidad auditada o venir impuestas por las circunstancias. A título de ejemplo, entre las primeras se contarían la negativa de la entidad auditada al envío de cartas de solicitud de confirmación de saldo o a permitir presenciar un recuento físico de existencias. Entre las limitaciones impuestas por las circunstancias estarían la destrucción accidental de documentación o registros necesarios para la auditoría, o la imposibilidad de haber presenciado los recuentos físicos de existencias llevados a cabo por haber sido nombrado auditor con posterioridad al cierre del ejercicio.

Ante una limitación al alcance, la decisión del auditor de cuentas sobre denegar la opinión o emitirla con salvedades dependerá de la importancia de la limitación. Para decidir al respecto, al auditor de cuentas tendrá en consideración la naturaleza y magnitud del efecto potencial de los procedimientos omitidos y la importancia relativa del epígrafe afectado en las cuentas anuales. Cuando las limitaciones sean muy significativas e impuestas por la entidad, el auditor de cuentas deberá denegar su opinión sobre las cuentas anuales.

b) Errores o incumplimiento de los principios y normas contables generalmente aceptado, incluyendo omisiones de información necesaria. Durante su trabajo el auditor puede identificar una o varias circunstancias siguientes que suponen un incumplimiento de los citados principios y normas contables generalmente aceptados:
1) Utilización de principios y normas contables distintas de los generalmente aceptados.
2) Errores en las cuentas anuales.
3) Insuficiencia de información en las cuentas anuales que impidiera la interpretación y comprensión adecuada.
4) Hechos posteriores a la fecha de cierre del ejercicio cuyo efecto no hubiera sido corregido en las cuentas anuales o desglosadas en la memoria.

Cuando el auditor observe alguna de las circunstancias relacionadas, deberá evaluar y, en su caso, cuantificar su efecto sobre las cuentas anuales. Si concluyera que el efecto es significativo, el auditor deberá expresar una opinión con salvedades, o en aquellos casos en los que el incumplimiento haga concluir al auditor que las cuentas anuales no presentan la imagen fiel de la entidad, una opinión desfavorable.

c) Incertidumbres. En el contexto de las normas de auditoría, una incertidumbre se define como un asunto o situación de cuyo desenlace no se tiene certeza a la fecha del balance, por depender de que ocurra o no algún otro hecho futuro, ni la entidad puede estimar razonablemente ni, por lo tanto, puede determinar si las cuentas anuales han de ser ajustadas, ni por qué importes. Ejemplo de incertidumbres pueden ser reclamaciones, litigios, juicios, dudas sobre la continuidad de la empresa y contingencias fiscales.

Cuando el auditor de cuentas considera que el desenlace final de una incertidumbre existente a la fecha de su informe, que podría probablemente afectar significativamente a las cuentas anuales que está auditando, no es susceptible de ser estimado razonablemente, emitirá una opinión con salvedades o, en casos excepcionales, denegará su opinión, dependiendo del grado de significación de los efectos que sobre dichas cuentas anuales pueda suponer la resolución final de la incertidumbre.

d) Cambios durante el ejercicio. Con respecto a los principios y normas contables generalmente aceptados utilizados en el ejercicio anterior.

2.- ¿Cuáles son los factores específicos que pueden analizarse?

Las limitaciones al alcance de la auditoria con respecto al material y la calidad del mismo, suministrado al auditor, ya que al momento de que al auditor no se le presente el material que solicita le crea un inconveniente ya que se encontraría
detenido en el proceso de análisis del material.

La mayoría de los controles internos tienden a ser dirigidos a transacciones de rutina más que a transacciones que no son de rutina, lo cual es una limitación muy relevante porque si no hay personal capacitado o solo hay personal inexperto, al momento de presentarse inconvenientes no comunes seria un problema grave para la empresa.

El potencial para error humano debido a descuido, distracción, errores de juicio y la falta de comprensión de las instrucciones, por esto la empresa debe dictar cursos de capacitación frecuentes al personal para disminuir el error humano.

La posibilidad de burlar los controles internos a través de la confabulación de un miembro de la gerencia o de un empleado con partes externas o dentro de la entidad, por ello la empresa debe trabajar o colocar en sus puestos mas relevantes como gerencias, vicepresidencias, personal de confianza y comprometidos con la empresa.

La posibilidad de que una persona responsable de ejercer un control interno pudiera abusar de esa responsabilidad; por ejemplo, un miembro de la gerencia que omite un control interno.

Otra limitación sería la incertidumbre, el cual se debe a la inconsistencia y necesidad del material obtenido así como a las habilidades y destrezas del auditor para resolver los inconvenientes que se le presenten al momento de realizar las auditorias.

En todos estos casos, ha de tratarse de circunstancias de importancia y magnitud muy significativas que impidan al auditor tomarse una opinión.

3.- Cuando a un auditor se le prohíbe observar la toma de inventario físico tiene algunas opciones para examinar la evidencia de respaldo de la cuenta cuáles son?

Principio De Importancia Relativa o Materialidad.

La emisión de una opinión favorable por el auditor supone que las cuentas anuales están en todos sus aspectos significativos sin errores u omisiones importantes. El auditor no tiene obligación de conocer todas las transacciones de la empresa, por tanto, hay que acudir al concepto de "importancia relativa", para determinar el alcance del trabajo a realizar por el auditor.

La importancia relativa se refiere a aquellos aspectos que individualmente o en su conjunto son importantes para la presentación adecuada de la información financiera.
Una gran parte de la información financiera/contable es subjetiva por las numerosas estimaciones que se hace al elaborar dicha información, por ejemplo vida útil, provisión insolvencias.

Tanto una norma como la otra dicen que una partida es significativa cuando mediante su inclusión o exclusión o un cambio en su presentación, en su valoración o en su descripción pudiera modificar sustancialmente la interpretación que el usuario haga de esa información contable-financiera.

En el proceso seguido por el auditor en la elaboración de su opinión, éste asume el riesgo de no discutir todos los errores que los estados financieros puedan proporcionar con tal que estos errores no sean significativos, esto se conoce como materialidad en auditoría.

Cualificación De La Importancia Relativa.

Algunos autores consideran importante cualquier cifra superior al millón o si supera el 20% del importe del balance. De la de Resultados serían significativos cifras superior al 10% del bruto.

El auditor debe quedar convencido de que el inventario está evaluado de acuerdo con una base reconocida, si en el periodo anterior no se usó la misma base, el efecto del cambio debe mostrarse en los estados financieros.

Debe acordarse la consideración de vida a las mercancías anticuadas y que se muevan lentamente.

Debe examinarse los procedimientos de compra y la determinación del costo de ventas, siguiendo el método reconocido de aplicar los costos y los gastos a los ingresos respectivos.

El auditor debe determinar que el tratamiento de las reservas para inventario haya sido justo y apropiado y que los cargos y los abonos a estas reservas están de acuerdo con las costumbres contables reconocidas.

Procedimientos aplicables en el caso de contratación extemporánea.

En el caso de que el auditor se le requieran los servicios en fecha posterior a la toma física por la empresa de sus inventarios, ya sea el inicial o el final del periodo sujeto a examen, es necesario que observe otro inventario y efectúe las pruebas físicas que considere necesarias, satisfaciéndose de la razonabilidad de los movimientos habidos entre las fechas de su observación y pruebas físicas y las del inicio o de término del ejercicio, mediante la aplicación de los procedimientos recomendados con anterioridad. En el caso de que sea prácticamente imposible llevar a cabo los procedimientos de observación y pruebas físicas en la forma recomendada, el auditor aplicará, entre otros, los siguientes procedimientos alternativos:

a) Examinar evidencia documental suficiente de que se practicaron inventarios físicos y de que los procedimientos seguidos garantizan la correcta determinación de las existencias. Dicho examen comprenderá la revisión de las instrucciones escritas de la empresa para la toma y corte de inventarios, las tarjetas y listados de conteo, la recopilación de listados de inventarios, entre otros.
b) Obtener confirmación de existencias. Se logra comprobando en los auxiliares correspondientes qué abonos del ejercicio siguiente corresponden a ventas y/o traspasos de los inventarios finales del ejercicio que se examina, mediante la revisión de salidas de almacén, facturas y cargos a cuentas por cobrar y costo de venta, etc.
c) Examinar la documentación que ampare entradas y salidas de inventarios.
d) Recopilación y valoración: Los procedimientos que ponga en práctica el auditor para satisfacerse de que los inventarios están valorados de acuerdo con principios de contabilidad aplicados consistentemente con los del año anterior, deberán fundamentarse en el conocimiento adecuado del sistema de costos de la empresa auditada. En los casos en los que se observe que se incurrirá en una pérdida al disponer de los productos terminados, el auditor deberá cerciorarse de que exista una estimación suficiente para absorber estas pérdidas, no solamente con respecto a las existencias de productos terminados, sino también con respecto a las de productos semiterminados y en proceso de fabricación. Estas estimaciones deberán responder siempre a necesidades reales del negocio y a las condiciones del mercado, y no es admisible que su creación obedezca al fin principal de nivelar o igualar los resultados de las operaciones entre un ejercicio y otro. En algunas industrias debe vigilarse la repercusión sobre la valoración de ciertas materias primas puede tener la no realización de productos terminados.
e) Realización de existencias. Deberá hacerse un estudio de los artículos de lento movimiento, excesivos, dañados y obsoletos para cerciorarse de la suficiencia de las estimaciones correspondientes. Este estudio se podrá realizar a través de inspección física de las existencias, estudios internos, estudio de movimientos en tarjetas de control, examen de realización posterior, preguntas a empleados de la empresa, certificación de técnicos, rotación de inventarios, etc. Si en las pruebas físicas se determinaron inventarios obsoletos y/o de lento movimiento, deberán localizarse en el listado de inventarios que haya servido de base para calcular la estimación correspondiente.

En el caso de Mercancías en tránsito se aplicarán, entre otros, los siguientes procedimientos:

a) Revisión de las condiciones de transmisión de dominio. Mediante inspección del contrato de compra-venta o pedido, se determina en qué momento quedó realizada la transmisión de dominio.
b) Verificar de la recepción posterior en los almacenes de la empresa. La recepción posterior es prueba de que se encontraba en tránsito.
c) Confirmación de proveedores, de agentes de aduanas u otros intermediarios. Las confirmaciones permiten comprobar que se incluyeron todas las partidas que están en tránsito.
d) Revisión de partidas de conciliación con proveedores. Se investigará el origen y razón de las partidas no justificadas, para conocer la situación en cuanto a existencia real del pasivo y su efecto en mercancías en tránsito.
e) Examen de documentación comprobatoria. Es indispensable vigilar cuidadosamente que en la fecha del inventario físico se hayan deducido de inventarios en tránsito, todas las mercancías que se hubieran recibido en el almacén de la empresa, aun cuando no se hubiera recibido la factura del proveedor. La fecha más adecuada para comprobar los inventarios en tránsito es la del inventario físico.

Para Auditorias iniciales:

Por lo general, cuando el auditor lleva a cabo por primera vez la auditoria de una empresa, es prácticamente imposible la observación del inventario al inicio del ejercicio, lo mismo sucede en ocasiones con el inventario final de dicho ejercicio. Cuando se presentan estos casos, el auditor deberá aplicar los procedimientos alternativos que considere necesarios en las circunstancias, en los términos de los procedimientos descritos en los anteriores párrafos de esta guía para la comprobación de las existencias y la verificación de su valoración. Cuando sea poco práctico o imposible observar los inventarios físicos, y el auditor logre satisfacerse de las cifras y de las condiciones del inventario mediante la aplicación de procedimientos alternativos, no será necesario hacer salvedad alguna al alcance de su trabajo en el informe.

Revelación de las bases de valoración y gravámenes. Mediante la aplicación de los procedimientos de auditoria antes indicados, así como también con base a la carta de manifestaciones de los administradores, el auditor estará en condiciones de cerciorarse de la adecuada revelación de las bases de valoración, clasificación y gravámenes de los inventarios.

.El auditor independiente puede ser requerido para auditar los estados financieros que abarquen el período corriente y uno o más períodos anteriores para los cuales el no ha observado o efectuado recuentos físicos de las existencias. El auditor puede, sin embargo, ser capaz de llegar a satisfacerse respecto a tales existencias de períodos anteriores a través de procedimientos apropiados, tales como pruebas de las transacciones anteriores, revisión de los registros de conteos anteriores y la aplicación de pruebas de margen bruto, siempre que haya podido satisfacerse del inventario del período corriente.

Conciliación con los Libros Contables.

En ventaja que la información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kárdex Físico. A esta fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias que producirán el ajuste contable, de acuerdo al método de costeo utilizado por la Empresa.

Comprobación de existencias en poder de terceros. La existencia de mercancías en poder de terceros tales como consignatarios, almacenes de depósito, etc. deben verificarse mediante recuento físico. Además, debe obtenerse información acerca de si estos inventarios están o no gravados en alguna forma.

Comprobación de existencias de terceros en poder de la empresa. Adicionalmente deberá obtenerse la confirmación de los propietarios. Las existencias de terceros deberán estar separadas de las propias de la empresa, tanto física como contablemente y se comprobará que no forman parte del total de inventarios. Que el auditor se cerciore de la razonabilidad de los movimientos habidos entre la fecha de la toma de inventarios físicos y la de fin de ejercicio, por medio de:

a) Revisión de los movimientos en las distintas cuentas de inventarios, incluyendo el examen de la documentación que los origina y, en su caso, obtención de explicaciones satisfactorias sobre movimientos poco usuales o anormales.
b) Comprobación del cálculo uniforme del costo de ventas.
c) Revisión de porcentajes de márgenes incluyendo la obtención de información satisfactoria sobre variaciones.
d) Revisión de aumentos y disminuciones importantes en el importe de las existencias, incluyendo la obtención de información satisfactoria sobre variaciones. Cuando existan variaciones significativas al cierre del ejercicio es recomendable que se efectúen pruebas físicas complementarias.
e) Comprobación de que las roturas, faltas y otras mermas normales se hayan abonado a las cuentas de inventarios.

RECOMENDACIONES PARA EL CONTROL INTERNO DEL ÁREA DE INVENTARIO.

a) Adecuada segregación de las funciones de autorización, custodia y registro de las adquisiciones, recepción, almacenaje y embarque de existencias. La segregación evita que un departamento o persona controle todas las fases de una transacción o controle los registros contables relativos a sus propias funciones
b) Registro oportuno de todo lo que se recibe y del pasivo correspondiente. El registro oportuno de todo lo que se recibe tiene por objeto asegurar que se están registrando todas las obligaciones que se derivan de las adquisiciones de inventarios dentro del periodo correspondiente y a la vez que la información contable coincida con las existencias físicas.
c) Control de todo lo que se embarca, se registra y se factura oportunamente en el periodo que corresponda. El establecimiento de controles en formas prenumeradas permite la captación oportuna, en registros contables, de los embarques y ventas, así como de su correspondiente facturación, asegurando su correcta contabilización.

d) Custodia física adecuada de los inventarios. Deberá existir custodia física y acceso restringido a zonas de almacén, producción y embarques, con el propósito de establecer e identificar claramente la responsabilidad del personal involucrado en el manejo físico de esos bienes.
e) Planificación y toma periódica en los inventarios físicos, su recopilación, valoración y comparación con los libros, y la investigación y ajuste de las diferencias resultantes.
f) Procedimiento adecuado para el registro y acumulación de los elementos del costo. La contabilidad debe captar correcta y oportunamente la acumulación de los elementos del coste de producción o de adquisición para asegurar la correcta valoración de los inventarios y la determinación del costo de las ventas del ejercicio.
g) Registros adecuados para el control de las existencias, tanto en almacenes de la empresa como de terceros. El mantenimiento de estos registros auxiliares de las existencias, tanto en los almacenes de la empresa como de terceros, proporcionan un control permanente y la verificación mediante recuentos físicos permite conocer faltas, mermas, etc.
h) Registros adecuados para el control de las existencias de terceros en almacenes de la empresa. Cuando existen mercancías recibidas en consignación, en custodia, etc. se hacen necesarios controles que capten oportunamente sus entradas y salidas a los almacenes con objeto de distinguirlas de las propias.
i) Comparación periódica de la suma de los auxiliares con el saldo de la cuenta de mayor correspondiente. Con el propósito de asegurar la corrección de la cifra total de los inventarios, es preciso verificar la igualdad de la cuenta de mayor y la suma de registros auxiliares.
j) Comprobación interna, independiente, de la corrección de los inventarios periódicos y finales. Para que exista confianza en el control de inventarios, es preciso establecer que, personal independiente a quien custodia, registra o tiene acceso a los almacenes, lleve a cabo comprobaciones de que los conteos periódicos desde su planificación, hasta el ajuste a registros contables, han sido efectuados convenientemente.
k) Fijación de máximos y mínimos para la gestión de stocks. Una adecuada política respecto a máximos y mínimos evita situaciones de inversión en exceso o defecto en los almacenes; además es una herramienta de control en ventas y producción.
l) Procedimientos para determinar la posible existencia de inventarios excesivos, dañados, obsoletos y de lento movimiento, así como ajuste de las estimaciones correspondientes.
m) Adecuada protección de la entidad mediante el seguro de los inventarios y del personal que los maneja. Un plan de seguros adecuado a las necesidades del negocio es un complemento imprescindible del control interno desde el punto de vista de la protección de propiedades.


CONCLUSIONES

Para superar las limitaciones en el proceso de auditoría, específicamente en análisis de la partida Inventarios se debe comprobar su existencia física por su importancia, por las mermas, deficiencias en la información sobre movimientos, entre otros. Los inventarios deben estar sujetos a recuentos físicos para que pueda haber seguridad de que los bienes existen. Se debe verificar que sean propiedad de la empresa.

Los inventarios necesitan estar amparados por documentación que acredite a la empresa como su legítima propietaria. Comprobar que contengan solamente artículos o materiales en buenas condiciones de consumo y de venta, y en su caso, identificar aquellos obsoletos, en mal estado o de lento movimiento. Por presentarse en las existencias la posibilidad de problemas tales como: mal estado, obsolescencia o lento movimiento, tienen que ser identificados los bienes con estas características para poder juzgar, al momento de su valoración, los importes a los cuales deberán quedar registrados. Comprobar su correcta valoración reconociendo en su caso la pérdida de valor dotando la oportuna provisión.

Ante las diferentes alternativas para valorar las existencias, es indispensable que la revisión del auditor, para estos propósitos, le permita reunir elementos de juicio para concluir si la entidad se ha ceñido a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Cerciorarse de que haya consistencia en la aplicación de los sistemas y métodos de valoración. La información financiera debe asegurar a los usuarios de la misma, la posibilidad de hacer comparaciones de datos de la misma entidad a fechas y entre periodos diferentes y determinar los efectos, en caso e inconsistencia. Determinar los gravámenes que existan. Los inventarios propiedad de una empresa pueden ser otorgados en garantía, y como esta circunstancia debe revelarse, se tiene que determinar su existencia.

Se debe comprobar su adecuada presentación y revelación en las CA. Los inventarios constituyen un factor relevante en la determinación de los resultados, por lo que debe comprobarse que se presente y revele:
a. Grupos de partidas que los integran.
b. Método de valoración.
c. Estimaciones por pérdida de valor.
d. Gravámenes sobre los inventarios.

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