Trabajo de Auditoria I: Fraude o Error

INDICE

FRAUDE O ERROR
Introducción.
¿Cuál es más común en el desarrollo de una auditoria?
¿Quién es responsable por su detección el auditor externo o la administración de la compañía?
¿Los procedimientos de auditoría se ven afectados por un fraude se aumentan o disminuyen?
¿Cuando existe un fraude como procede el auditor?
¿Cuando existe un error significativo como procede el auditor?
Conclusión.

INTRODUCCIÓN

Sabemos que una de las ramas más importantes de la Contaduría Pública es la Auditoría cuyo propósito principal es asegurar la confianza de que los estados financieros estén libres de errores sustanciales. El auditor en el desempeño de su trabajo puede detectar errores u omisiones como también fraudes y engaños en los estados financieros, es por ello que es necesario saber la diferencia entre ambos.
“Las representaciones erróneas en los estados financieros pueden originarse en fraude o error. El término error se refiere a equivocaciones no intencionales en los estados financieros, incluyendo la omisión de una cantidad o una revelación. El término fraude se refiere a un acto intencional por parte de uno o más individuos de la administración, los encargados de mando, empleados, o terceras partes, que impliquen el uso de engaño para obtener una ventaja injusta o ilegal.”

FRAUDE O ERROR

1.) ¿Cuál es más común en el desarrollo de una auditoria?

Para comenzar a comprender este análisis a continuación se presenta la definición de cada uno:
El Fraude: Se refiere al acto intencional de la Administración, personal o terceros, que da como resultado una representación equivocada de los estados financieros, pudiendo implicar:
ü Manipulación, falsificación o alteración de registros o documentos.
ü Malversación de activos
ü Supresión u omisión de los efectos de ciertas transacciones en los registros o documentos.
ü Registro de transacciones sin sustancia o respaldo
ü Mala aplicación de políticas contables.
Error: Los errores pueden ser consecuencia de fallos matemáticos o administrativos en los registros contables, aplicación errónea de los PCGA o mal interpretación de los hechos existentes.
Las irregularidades en los estados financieros pueden ser el resultado de una mal interpretación u omisión deliberadas de los efectos de hechos u operaciones u otro cambio intencionado en los registros contables básicos.
-En la clasificación del activo que no sería material en cuanto a su cantidad, si está afectada a dos categorías de la planta o el equipo.
-Error en un principio, un cambio de un principio debe ser evaluado en cuanto a sí: el principio contable adoptado es generalmente aceptado, el método contable por el efecto de cambio está en conformidad con los pcga.
-Error tolerable: se especifica generalmente como un componente de la precisión deseada.

Ahora bien, después de haber definido ambos conceptos hemos comprendido que a pesar que el FRAUDE es el delito “más creativo” ya que requiere de las mentes más agudas y podemos decir que es prácticamente imposible de evitar, en este sentido, el ERROR es más común en la administración de la empresa debido a que no son intencionales ya son realizados por humanos, y en muchas ocasiones es normal que se traspapele algún documento, se cuantifique incorrectamente una cantidad o se clasifique mal una partida.

2.) ¿Quién es responsable por su detección el auditor externo o la administración de la compañía?

La responsabilidad por la prevención y detección de fraude y error descansa en la gerencia que debe implementar y mantener sistemas de contabilidad adecuados y un personal confiable con los suficientes conocimientos como para identificar indicadores de fraude.
El auditor no es y no puede ser responsable de la prevención del fraude o error ya que es un hecho demostrado que evitar fraudes y/o errores es responsabilidad de todos los empleados. Por ello, es importante crear una cultura empresarial encaminada a minimizar el riesgo de fraude.
El factor principal que distingue el fraude del error, es la intención, ya que los errores son generalmente descuidos humanos y el fraude es intencional. Es por ello que la integridad de la gerencia y del departamento encargado de generar la información financiera es vital para poder obtener información veraz y confiable, debido a que hay errores humanos que pueden ser detectados por los mecanismos de control interno que son preparados y elaborados con ese fin, pero cuando se trata de un fraude existe la confabulación de gerentes y empleados para intentar burlar los controles de la administración.

3.)¿Los procedimientos de auditoría se ven afectados por un fraude se aumentan o disminuyen?

Obviamente el trabajo de un auditor no es la detección de un fraude sino emitir una opinión basada en la evaluación de los procedimientos financieros que una organización ha realizado, pero cuando se está en presencia de un fraude que ha sido detectado ya sea a través de un informante (Se ha comprobado que el 43% de los fraudes son detectados de esta manera), por casualidad, o por circularizaciones con bancos, proveedores, clientes entre otros datos proporcionados por la auditoria que sirven para advertir irregularidades dentro de una organización, los procedimientos de auditoría deben aumentar, ya que el auditor hace juicios sobre muchos asuntos a lo largo del curso de la auditoría en los que el conocimiento del negocio es importante porque el análisis del sistema de control interno va más allá de aquellos asuntos que se relacionan directamente con las funciones del sistema de contabilidad.
Generalmente en los fraudes están involucrados personal de la compañía, incluso puede suceder que sean de distintas áreas al mismo tiempo, en complicidad con terceros como clientes, proveedores, entre otros, entonces, de manera que si se ha detectado un fraude no podemos quedarnos con que esa fue la única vez que ocurrió sino investigar el hecho, detectar que otras personas están involucradas y el monto real de la defraudación y hacerle frente al fraude cometido lo que implica separar a las personas que pueden ser responsables, durante la investigación, y si se logra probar la irregularidad iniciar una acción penal contra los involucrados. Pero antes, no se debe, bajo ningún concepto, formular acusaciones o interrogar a sospechosos. Estas actuaciones representan un peligro máximo ante el procedimiento judicial que conlleva el posible fraude.
De manera que con el fin de no advertir a posibles implicados, hay que evitar informar a los funcionarios pertenecientes al servicio afectado por el supuesto fraude. El auditor debe telefonear a su supervisor jerárquico y ponerle al corriente de la situación y redactar inmediatamente una nota precisando las circunstancias que inducen a sospechar el fraude. La nota debe contener:
Fecha, hora y lugar de las pruebas encontradas.
Descripción de la documentación probatoria, tipo y contenido de los documentos, donde se encuentran archivados, quien tiene acceso a los mismos, si existen copias, etc.
Descripción de la naturaleza del supuesto fraude: como se pudo realizar, quien lo llevo a cabo, durante que periodo y por qué importe.
El nombre y las referencias de las personas que pueden estar implicadas en la comisión del fraude o informadas del mismo.
Y finalmente debe detallar cómo y cuando ha sido informado el superior jerárquico del auditor.
Es importante destacar que en presencia de un acto fraudulento el auditor debe aumentar los procedimientos de comprobación del fraude y no debe por ningún motivo retirar documentación original, pero deberá fotocopiar los documentos que inciden a sospechar que exista un fraude de manera de facilitar la investigación ya así garantizar el proceso legal.

4.) ¿Cuando existe un fraude como procede el auditor?

Cuando el auditor identifica una representación errónea, deberá considerar si dicha representación errónea puede ser indicativa de fraude y, si hay dicha indicación, el auditor deberá considerar los efectos de la representación errónea con relación a otros aspectos de la auditoria, particularmente la confiabilidad de representaciones de la administración.
El auditor debería considerar el efecto potencial sobre los estados financieros. Si se cree que dicho fraude podría tener un efecto de importancia sobre los estados financieros, debería desarrollar los procedimientos modificados o adicionados apropiados, es decir, el auditor debería evaluar el riesgo de distorsión material que el fraude pueda producir en los estados financieros para obtener seguridad razonable, y tendrá que indagar ante la gerencia si existen fraudes significativos que hayan sido descubiertos.
Respecto al fraude el auditor evaluaría la responsabilidad de la administración, si esto conlleva a que están inmersos buscaría a los socios o accionistas. Aunque siempre debe prevalecer el deber de secreto profesional del auditor, conviene resaltar que en caso de detectar fraude durante el proceso de auditoría se debe proceder a actuar con la debida prudencia que aconseja situación tan delicada y conflictiva, sobre todo si afecta a los administradores de la organización objeto de auditoría. Ante un caso así conviene consultar, al asesor jurídico, y leer detenidamente las normas profesionales, el Código Penal y otras disposiciones. El asunto podría terminar incluso en los tribunales de justicia.
Si la empresa impide que el auditor obtenga suficiente evidencia con respecto al fraude, el auditor debe hacer una observación o una abstención de opinión en el informe de auditoría.

5.) ¿Cuando existe un error significativo como procede el auditor?

Los errores pueden ser consecuencia de fallos matemáticos o administrativos en los registros contables, aplicación errónea de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados o mal interpretación de los hechos existentes.Las irregularidades en los estados financieros pueden ser el resultado de una mal interpretación u omisión deliberadas de los efectos de hechos u operaciones u otros cambios intencionados en los registros contables básicos.
Cuando las desviaciones o errores son detectadas el auditor debe hacer investigaciones específicas respecto de esos asuntos, para así determinar de manera más precisa que los produce y como solucionarlo. El auditor entonces debe considerar la importancia relativa tanto al nivel global del estado financiero como en relación a saldos de cuentas particulares, tipos de transacciones y divulgaciones. La importancia relativa puede verse influenciada por consideraciones como requerimientos legales y reguladores y consideraciones que se refieren a saldos de una cuenta de los estados financieros y sus relaciones con otras cuentas.
Entonces el auditor necesita considerar el reducir el riesgo de auditoría ampliando los procedimientos, es decir, desempeñando procedimientos adicionales o pidiendo a la gerencia que ajuste los estados financieros. En todo caso, la gerencia puede desear ajustar los estados financieros según los errores identificados. Si la gerencia se niega a ajustar los estados financieros y los resultados de los procedimientos de auditoría ampliados no permiten que el auditor concluya que el agregado de errores no corregidos no es de importancia relativa, el auditor debería considerar la modificación apropiada del informe del auditor.

CONCLUSIÓN

Como ya vimos el objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas.
Es conveniente que el auditor tenga una preparación acorde con los requerimientos de una auditoria, ya que eso le permitirá interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearán durante su desarrollo.
El Contador Público goza de lo que es fe pública por lo cual al realizar un dictamen en una auditoria asume la responsabilidad de garantizar que lo que allí se expresa es la manifestación fiel del estado real del patrimonio de la empresa y de los resultados de su ejercicio económico.
Sabemos que los errores son de humanos y que convivimos con ellos día a día, en el caso de las finanzas y la contabilidad es de suma importancia detectarlos y corregirlos a tiempo ya que aún con los mejores controles administrativos existentes una mano humana se puede equivocar al transcribir una partida, una mente agotada por la jornada laboral puede interpretar mal una cuenta, etc.
Sin embargo para verificar y comprobar la certeza y fiabilidad de la información generada por los sistemas contables contamos con los auditores, bien sean internos o externos, los cuales se encargan, no solo de detectar los errores que pudieran haber sido no encontrados por los controles internos sino también, de contribuir a su corrección por medio del asesoramiento. Asimismo también de librar a la empresa de la incertidumbre o riesgo de fraudes o desfalcos que pudieran ser planeados desde dentro de la entidad, prestando un asesoramiento en la preparación y blindaje de sus controles internos o bien evaluando los informes que son presentados por la gerencia.
Para ambos casos el auditor aumentara o disminuirá sus procedimientos de investigación, dependiendo de la importancia relativa de los hallazgos, la confiabilidad de la gerencia entre otros factores, aplicando su juicio profesional.